Política Tratamiento de Datos

LEGAL CONSULTANTS & ADVISORS S.A.S. puede asumir el rol de Responsable del tratamiento o Encargado del tratamiento o usuarios de los datos personales.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Establecer las políticas con las cuales se dará el tratamiento de los datos personales y la responsabilidad de LEGAL CONSULTANTS & ADVISORS S.A.S. en relación con el manejo de los datos personales de personas naturales.

Adoptar buenas prácticas, referentes a los cumplimientos de los requisitos legales, en lo concerniente a la protección de los datos y privacidad de la información personal.

Dar cumplimiento de los derechos contenidos en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, ley 1581 de 2012, ley 1273 de 2009 y Decreto 1377 de 2013, los cuales corresponde a LEGAL CONSULTANTS & ADVISORS S.A.S., a los empleados, a los contratistas y proveedores de servicios, en relación con el tratamiento de los datos personales.

La normatividad jurídica antes mencionada le será aplicable a los datos de personas naturales que se encuentran almacenados y registrados en las bases de datos administradas por LEGAL CONSULTANTS & ADVISORS S.A.S. en calidad de Responsable y/o Encargado dentro del territorio nacional, así las cosas todas las áreas de LEGAL CONSULTANTS & ADVISORS S.A.S. que involucren el tratamiento de datos de carácter personal, deberá someterse a lo dispuesto en esta política.

BASE DE DATOS: listado que se encuentra de forma organizada, en el cual se encuentran los datos personales que son objeto de tratamiento.

CESIÓN DE DATOS: tratamiento de datos en la que se realiza una divulgación a una persona diferente al titular del dato o distinta al que se encuentre autorizado para recibir información personal.

CLIENTE: Toda persona para quien la Compañía le vende un producto o le presta un servicio o con quien sostiene una relación contractual/obligacional;

DATO PERSONAL: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

DATO PÚBLICO: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivado, privados o sensibles. Por su naturaleza, los datos públicos puedan estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas, boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva y los relativos al estado civil de las personas.

DATOS ESPECIALMENTE PROTEGIDOS De conformidad con la sentencia de la Corte Constitucional 748 de 2011 son datos especialmente protegidos, los datos sensibles y los datos de los niños, niñas y adolescentes.

DATO SEMIPRIVADO: se entiende como dato semiprivado aquel que no tiene características de información que sea íntima, reservada, ni pública y el conocimiento que se tenga puede importar no solo a su titular de los datos, sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general.

DATO PRIVADO: es la información que por su característica íntima, reservada y personal solo le importa al titular.

DATO SENCIBLE: se entiende por dato sensible aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derecho humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garantice los derechos y las garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y datos biométricos.

ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta de la Compañía como Responsable de los datos;

HABEAS DATA Derecho fundamental de toda persona para conocer, actualizar, rectificar y/o cancelar la información personal que se le de tratamiento y que se encuentren en bases de datos públicas o privadas.

POLÍTICA DE TRATAMIENTO: Se refiere al presente documento, el cual se aplicará por LEGAL CONSULTANTS & ADVISORS S.A.S. de conformidad con los lineamientos de la legislación vigente en la materia.

PROVEEDOR: Toda persona natural o jurídica que venda algún producto o preste algún servicio a la Compañía en virtud de una relación contractual/obligacional;

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN: LEGAL CONSULTANTS & ADVISORS S.A.S. respecto de los datos personales que posea de sus clientes, trabajadores, asistentes a los eventos, administradores y proveedores, es él quien decide sobre la base de datos y/o tratamiento.

TITULAR DEL DATO PERSONAL: Es la persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento. Sea cliente, proveedor, distribuidor, empleado, o cualquier tercero que, en razón de una relación comercial o jurídica, suministre datos personales a LEGAL CONSULTANTS & ADVISORS S.A.S.

TRANSFERENCIA: Se refiere al envío por parte de LEGAL CONSULTANTS & ADVISORS S.A.S. como Responsable del Tratamiento o un Encargado de los datos, a un tercer agente o persona natural/jurídica (receptor), dentro o fuera del territorio nacional para el tratamiento efectivo de datos personales.

TRANSMISIÓN: la cesión de datos que ocurre cuando el Responsable y/o Encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia y que en virtud de un contrato de trasmisión de datos personales, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

VIOLACIÓN DE DATOS PERSONALES: es el delito creado por la ley 1273 de 2009, artículo 269F de código penal colombiano.

6.1. PRINCIPIO DE FINALIDAD: De acuerdo a lo establecido en el Artículo 4 de la Ley 1581 de 2012, el Tratamiento de la información realizado por LEGAL CONSULTANTS & ADVISORS S.A.S. se ciñe al desarrollo de su objeto social, de acuerdo a lo autorizado por el titular de los datos personales y la Ley.

6.2. PRINCIPIO DE SEGURIDAD: LEGAL CONSULTANTS & ADVISORS S.A.S. aplica un conjunto de buenas prácticas, con el fin de garantizar que la información recibida, es manejada con la mayor seguridad posible, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.

6.3. PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD: Los empleados que realizan el tratamiento de los datos personales, en calidad de delegados responden ante LEGAL CONSULTANTS & ADVISORS S.A.S., por qué la información personal a la que acceda se encuentre completa, actualizada, comprobable y comprensible.

LEGAL CONSULTANTS & ADVISORS S.A.S. recolectará la información de las personas naturales con las que tenido o tiene algún tipo de relación, previo a su vinculación como cliente, empleado, contratista, prestador de servicios y proveedor, con el objeto de realizar las verificaciones necesarias para garantizar la veracidad de la información.

6.4. PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA: Los datos personales de los Titulares Identificados y demás personas naturales que tengan una vinculación o que se encuentren en proceso de vinculación con LEGAL CONSULTANTS & ADVISORS S.A.S. no podrán estar publicados por Internet ni en ningún medio de divulgación o comunicación masivo. Salvo que el acceso sea técnicamente controlable y las excepciones que establece la ley 1712 de 2014.

6.5. PERTINENCIA DEL DATO: Los datos personales que recolecte LEGAL CONSULTANTS & ADVISORS S.A.S. deberán ser adecuados, pertinentes y no excesivos, teniendo en cuenta la finalidad del tratamiento y/o de las bases de datos. Por lo anterior la recolección de datos personales desproporcionados en relación con la finalidad para la cual se obtienen es ilegal.

6.6. PRINCIPIO DE TEMPORALIDAD DE LOS DATOS: Los Datos personales recopilados no podrán ser suministrados a usuarios o terceros, cuando la finalidad de estos datos se hubiere cumplido.

6.7. PRINCIPIO DE INTERPRETACIÓN INTEGRAL NORMATIVA: LEGAL CONSULTANTS & ADVISORS S.A.S. siempre prioriza el derecho a la protección de los datos personales, al buen nombre, a la honra y a la intimidad.

6.8. PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD: Los Empleados o contratistas de LEGAL CONSULTANTS & ADVISORS S.A.S., así como los terceros que presten servicios a la empresa, están obligados de manera legal y contractual a garantizar la reserva de la información relacionada con Datos personales, inclusive después de finalizada su relación laboral o contractual o alianza o cooperación con LEGAL CONSULTANTS & ADVISORS S.A.S., No obstante sólo se permitiría suministrar datos personales de los empleados, exempleados, contratistas, ex contratistas, proveedores y prestadores de servicios, cuando ello corresponde al desarrollo de sus funciones o para efectos de darle cumplimiento al objeto contractual.

Cuando LEGAL CONSULTANTS & ADVISORS S.A.S. entregue datos de sus CLIENTES / CLIENTES POTENCIALES / TERCERO INTERESADOS a sus ALIADOS / PROVEEDORES / CONTRATISTAS Y PRESTADORES DE SERVICIOS, estos deberán proteger los datos personales suministrados, conforme lo dispuesto en esta política. Para tal efecto se incluirá la previsión de auditoría respectiva en el contrato o documento que legitima la entrega de los datos personales. LEGAL CONSULTANTS & ADVISORS S.A.S. verificará que los datos solicitados sean necesarios, pertinentes y no excesivos respecto de la finalidad que fundamente la solicitud de acceso a los mismos.

Actividades necesarias, pertinentes y no excesivas para las finalidades mencionadas:

Realizar encuestas y/o sondeos de opinión y de seguimientos de calidad de los productos y servicios.
Ser contactado para renovaciones, ofrecimiento de productos y servicios.
Ser informado e invitado a participar en diferentes concursos, promociones y beneficios.
Hacer publicidad y mercadeo.
Realizar consultas ante empresas de seguridad.
Envío de información a entidades administrativas, gubernamentales o judiciales.
Envío y/o Recepción de mensajes o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse.
Realizar la transferencia de información a otros sitios o redes sociales tales como Facebook, Twitter, Google+, etc.
Ejecución de obligaciones contractuales.
Con propósitos de seguridad o prevención de fraude.
Cualquier otra finalidad que resulte en el desarrollo del contrato o la relación entre el cliente y la Compañía.

-Solicitar servicios o productos.
-Realizar evaluaciones.
-Diseño de productos y servicios.
-Ejecutar procesos financieros y administrativos.
-Elaborar informes de gestión.
-Realizar alianzas estratégica.
-Promoción y divulgación de LEGAL CONSULTANTS & ADVISORS S.A.S.
-Publicidad y mercadeo.
-Realizar pagos de obligaciones contractuales.
-Envío de información.
-Soporte en procesos de auditoría Interna/Externa
-Consultas y reportes a entidades financieras y centrales de riesgo.
-Envío de información a entidades administrativas, gubernamentales o judiciales.
-Cualquier otra finalidad que resulte en el desarrollo del contrato o la relación entre ALIADOS / PROVEEDORES / CONTRATISTAS Y PRESTADORES DE SERVICIOS y la Compañía.

Corresponde al ÁREA JURÍDICA de la compañía junto con EL JEFE DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL, evaluar la competencia y eficiencia de la orden de la autoridad competente, con el fin de prevenir una cesión no autorizada de datos personales.

Cuando LEGAL CONSULTANTS & ADVISORS S.A.S. entregue datos de sus empleados, a sus ALIADOS / PROVEEDORES / CONTRATISTAS Y PRESTADORES DE SERVICIOS, deberá proteger los datos personales suministrados, conforme a lo dispuesto en esta política. Por lo tanto sólo procederá dicha entrega bajo la modalidad contractual y se deberá incluir la previsión de auditoría en los contratos que lo legitiman. LEGAL CONSULTANTS & ADVISORS S.A.S. verificará que los datos solicitados sean necesarios, pertinentes y no excesivos respecto de la finalidad que fundamente la solicitud de acceso o cesión de los mismos.

LEGAL CONSULTANTS & ADVISORS S.A.S. tiene prohibido ceder tal información a terceras personas, pues tal hecho puede configurar una desviación en la finalidad para la cual fueron entregados los datos personales por sus titulares. Lo anterior, salvo autorización informada, previa y escrita que documente el consentimiento por parte del titular del dato personal.

Celebración de los contratos, ya sean laborales o de otra índole entre la Compañía y TRABAJADORES / DIRECTIVOS
Realizar pago de obligaciones laborales
Realizar procesos de selección
Requerimientos de salud ocupacional y salud en el trabajo
Otorgar obsequios, incentivos y reconocimientos
Proporcionar herramientas de trabajo
Promoción de cargos
Otorgar permisos, licencias e incapacidades
Emitir certificados laborales
Verificar antecedentes académicos, referencias personales y laborales
Analizar perfiles, aspectos sociales y comportamentales
Definir salarios profesionales
Realizar consultas ante empresas de seguridad
Envío de información a entidades administrativas, gubernamentales o judiciales
Cualquier otra finalidad que resulte en el desarrollo del contrato o la relación contractual entre la Compañía y los TRABAJADORES / DIRECTIVOS

En cada uno de los casos, las Gerencias de LEGAL CONSULTANTS & ADVISORS S.A.S., que organicen y ejecuten actividades u eventos con la comunidad en los que se involucren datos de carácter personal, deberán considerar en sus estrategias de acción, la formulación de reglas y procedimientos que permitan cumplir y hacer efectiva las disposiciones aquí adoptadas, con el fin de prevenir posibles sanciones legales.

El ABOGADO COMERCIAL, será al interior de LEGAL CONSULTANTS & ADVISORS S.A.S. el encargado de tramitar y resolver las peticiones, consultas y reclamos que instaure los titulares de los datos personales, en el ejercicio de sus derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir y revocar la autorización. Por lo tanto está facultada para realizar cualquier actualización, rectificación y supresión de datos personales; con el apoyo del JEFE DE SERVICIO AL CLIENTE.

Para el ejercicio de los derechos de los titulares LEGAL CONSULTANTS & ADVISORS S.A.S. ha puesto a su disposición los siguientes canales:

a) Derecho de Habeas Data

Comprende los derechos que tiene los titulares de los datos personales de conocer, actualizar, rectificar y excluir la información de bases de datos, bien porque se está haciendo un uso indebido de ella, o por simple voluntad del titular, salvo las excepciones previstas en la normatividad. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

b) Derecho a la revocatoria del consentimiento

El titular de los datos personales tiene el derecho de revocar el consentimiento o la autorización que habilita a LEGAL CONSULTANTS & ADVISORS S.A.S. para un tratamiento con determinada finalidad, salvo en aquellos casos contemplados como excepciones por la ley o contractualmente pactados en contrario.

c) Derecho de oposición

El titular del dato tiene el derecho de oponerse al tratamiento de sus datos personales, salvo los casos en que tal derecho no proceda por disposición legal por vulnerar intereses generales superiores al interés particular.

El ABOGADO COMERCIAL, con base en los legítimos derechos que argumente el titular del dato personal, es la competente para tomar la decisión pertinente.

d) Derecho a presentar quejas y reclamos o ejercer acciones

Conforme al Artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular del dato personal tiene derecho a presentar frente a LEGAL CONSULTANTS & ADVISORS S.A.S., y en subsidio ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o la entidad que fuera competente, quejas y reclamos, así como las acciones que resultaren pertinentes, para la protección de sus datos.

e) Derecho a solicitar prueba de la autorización

El titular del dato personal podrá solicitar prueba de la autorización otorgada a LEGAL CONSULTANTS & ADVISORS S.A.S., salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012 (casos en los cuales no es necesaria la autorización).

f) Derecho a otorgar autorización para el tratamiento de datos

En desarrollo del principio del consentimiento informado, el titular del dato tiene derecho a otorgar su autorización para llevar a cabo el tratamiento de los datos personales. Dicha autorización es cualificada, toda vez que es previa, expresa e informada.

Sin embargo de manera excepcional, esta autorización no será requerida en los siguientes casos:

Cuando sea requerida por entidad pública o administrativa en cumplimiento de sus funciones legales, o por orden judicial.
Cuando se trate de datos de naturaleza pública.
En casos de emergencia médica o sanitaria.
Cuando sea tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
Cuando se trate de datos personales relacionados con el registro civil de las personas.

Los derechos de los niÑos, niÑas y adolescentes se ejercerán por las personas facultadas para representarlos.

El eventual tratamiento de los datos de menores de edad, que se pueda dar en LEGAL CONSULTANTS & ADVISORS S.A.S. estará soportado en el consentimiento otorgado por los representantes legales de los menores, con el fin de garantizar la protección de los derechos de los niños, niñas y adolecentes.

a) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Hábeas Data.

b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente política, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.

c) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

e) Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

f) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la ley; comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado.

g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.

h) Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.

i) Exigir al encargado del tratamiento en todo momento respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.

j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en esta política y en la ley.

k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos. LEGAL CONSULTANTS & ADVISORS S.A.S. da cumplimiento a la anterior obligación a través de la presente política.

l) Informar al encargado del tratamiento la circunstancia de que determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

m) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.

n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

p) Registrar en la base de datos la leyenda "RECLAMO DE HABEAS DATA EN TRAMITE" en relación con la información personal que se discuta o cuestione por los titulares, acorde con la forma en que se regule en la ley.

q) Insertar en la base de datos la leyenda "INFORMACIÓN SOBRE HABEAS DATA EN DISCUSIÓN JUDICIAL" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.

r) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio o por otra autoridad competente.

s) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.

t) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los "Códigos de Seguridad" y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

u) Auditar de forma periódica el cumplimiento de esta política por parte de los destinatarios de la misma, integrada las buenas prácticas en seguridad de la información.

v) Llevar un registro de bases de datos que contengan datos personales bajo los lineamientos que determine la ley 1581 de 2012 y Decreto 886 de 2014.

w) Regular en los contratos con terceros el acceso a las bases que contengan información de carácter personal.

En consecuencia, agotada la finalidad para la cual se recolectaron los datos, LEGAL CONSULTANTS & ADVISORS S.A.S. procederá a su destrucción o devolución, según el caso, o bien a conservarlos según lo dispuesto en la ley, adoptando las medidas técnicas que impidan un tratamiento inadecuado.